last magazine imagelast magazine image
Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
 
Главная Список экспертов Тайм-менеджмент в эпоху автоматизации

Тайм-менеджмент в эпоху автоматизации

Мы читаем статьи о личной эффективности, используем современные гаджеты и применяем лучшие методики в управлении временем. Но продолжаем встречать рассвет за компьютером. Специалисты компании "Мег­­­аплан" — разработчика CRM-системы со встроенным планировщиком задач, попытались исправить ситуацию.   

 От бумаги к электронным технологиям

Иногда на работе наваливается столько дел, что не знаешь за что хвататься. Но не все задачи одинаковы по важности и срочности. Следует научиться планировать рабочее время и заранее составлять список дел, определяя приоритет для каждой задачи. Это и есть тайм-менеджмент, цель которого — превращать сложные дела в простые, а не очень нужные просто устранять из жизни. 

В последнее время автоматизация стала платформой для создания инструментов, которые сделали процесс планирования более удобным и взяли на себя дополнительную функцию напоминаний. Конечно, можно по-прежнему записывать все в ежедневник, помечая важные дела галочками или записывая их в отдельную колонку. А можно пользоваться приложениями для тайм-менеджмента или CRM-системой, в которой уже включены онлайн-планировщик с календарем.

Бумажные блокноты забываются и теряются — телефон или планшет с нами всегда! Чтобы тайм-менеджмент сегодня работал инструменты планирования должны быть максимально простыми, находиться на периферии внимания и не отвлекать от основной работы. Давайте посмотрим, за счет каких "фишек" выигрывают электронные планировщики. 

Короткие формы

Перед разработчиками Мегаплана стояла цель — сделать так, чтобы создать новую задачу или запланировать дело в системе было проще, чем потянуться за блокнотом и ручкой. Так появилась концепция коротких форм, в которых только два обязательных поля. 

 

 

Вы создаете черновик задачи: описываете суть и назначаете исполнителя — этого вполне достаточно, чтобы начать работу. Уже потом можно добавить соисполнителей и аудиторов, расписать список дел в рамках задачи и распределить их в календаре.

 Такой подход чем-то напоминает принцип прогрессивного джипега, который часто используется в разработке программного обеспечения. Он говорит о том, что лучше в любой момент иметь на руках черновик, чем долго готовиться, а потом делать работу в спешке.

 Все задачи в одном списке

 Список задач — это ваши ближайшие цели и, вероятно, будущие достижения. Когда задач много, легко растеряться и что-то упустить из виду. Для начала надо понять, что важно прямо сейчас, а что может и подождать. Обычно планировщики показывают все ваши задачи одним длинным списком. В нем видно главное: кто постановщик и ответственный, когда дедлайн и есть ли непрочитанные комментарии. Причем вы сами настраиваете, какую информацию по задачам нужно показывать.

 Визуализация задач

 Некоторые люди, чтобы лучше понять задачу, рисуют ее будущий результат на бумаге. Если вы в их числе, вам понравится идея цветных задач. В планировщиках цвет играет очень важную роль. Например, в Мегаплане цвет задачи помогает понять ее статус: черный — актуальная, зеленый — назначенная, серый —завершенная, красный — просроченная и оранжевая — задача на паузе.

 Цвет задачи говорит сам за себя. Вам не нужно тратить время и заходить в каждую задачу, чтобы узнать, какая "горит" и требует внимания прямо сейчас, а какая отложена. Паузу удобно брать в ситуации, когда очевидно, что неактуальную задачу закрывать нельзя, но понятия о сроках (когда она станет актуальной) нет никаких.

 Чтобы быстро находить и сортировать задачи, используют метки и приоритетность. Метки помогают лучше ориентироваться, например, в сроках или предмете задачи. Приоритет проставляют, чтобы выстроить для себя и коллег необходимую последовательность действий. Кстати, важные задачи можно добавлять в избранное, и тогда они всегда будут под рукой.

Фильтры для задач

Фильтры помогают разделять задачи на группы по определенным признакам. Например, вы можете собрать вместе задачи, связанные с определенным клиентом, или задачи со сроком исполнения до конца недели. Признаки можно комбинировать — вариантов множество.

 "Умная" строка

 Чтобы запланировать дело на какой-то день, не нужно вспоминать, какое это будет число, и уточнять детали. Например, "умная" строка в Мегаплане поможет создать событие в два клика. Она поймет, что вы хотите — позвонить, встретиться или запланировать дело. Достаточно начать печатать комментарий — Мегаплан сам определит тип события и установит для него дату и время. Одновременно это событие появится в онлайн-календаре, где можно легко проверить, насколько равномерно загружен тот или иной день.

 Прозрачная иерархия задач

 В электронных задачниках удобно разбивать объемную задачу на более мелкие, создавая из них подзадачи. Таким образом, вы выстраиваете четкий процесс и лучше его контролируете. Вы формулируете задачу, внутри прописываете этапы решения, прикидываете необходимые ресурсы, ставите сроки. Если задача станет масштабнее, ее можно преобразовать в проект.

 Наглядно отобразить список подзадач в структуре проекта, их последовательность, длительность и синхронизацию позволяет диаграмма Ганта. Такую диаграмму можно увидеть в каждой задаче Мегаплана.

 Система напоминаний

Пожалуй, главное преимущество планирования работы в CRM – это многоканальная система уведомлений. Вы можете самостоятельно установить, какие напоминания и когда хотите получать на почту, а какие – в информер. Так вы не забудете о важной встрече или звонке клиенту и сможете хорошенько подготовиться.

Несмотря на удобство уведомлений, все же старайтесь держать ключевые задачи в голове. А напоминания воспринимайте как дополнительную поддержку на время цейтнота. Так вы лучше сохраните память и не впадете в зависимость от мобильных устройств.

 

Автоматическая задача

 

Не во всех планировщиках можно поставить задачу на повтор. Мегаплан был создан для того, чтобы взять на себя всю рутину! Чтобы одна и та же задача повторялась с определенным интервалом, нужно один раз создать шаблон с переменными, в которые будут подставляться правильные значения. Тогда задача будет появляться у исполнителя по расписанию, которое вы сами установите в шаблоне.

Онлайн-календарь

Существует большой соблазн расписать время на встречи и звонки вплоть до минут. Но жизнь вносит свои коррективы: люди часто опаздывают, встречи переносятся, задачи меняют важность. Не забивайте день под завязку, оставляя в онлайн-календаре пустые ячейки. Обязательно появятся срочные дела, которые не были запланированы, но нуждаются в вашем внимании.

 

В Мегаплане онлайн-календарь удобен тем, что события можно просто перетаскивать из одной ячейки в другую, устанавливая новое время. К тому же он синхронизирован с календарем Google, поэтому вы можете планировать дела в одном из них, а отображаться они будут в обоих.

 

 

 

В заключение

Онлайн-календарь, электронная таблица, бумажный ежедневник — что из этого выбрать для планирования, решать вам. Главное, чтобы вести это самое планирование с полноценным списком задач было удобно. В CRM Мегаплан все задачи, дела и важные события находятся в одном месте, а значит вам не нужно покупать арсенал гаджетов и скачивать приложения на все устройства. Планируйте жизнь с удовольствием!   

Если Вы где-либо заметили ошибку, выделите ее и нажмитеCtrl+Enter, чтобы сообщить о ней редакции
Комментариев (1) Оставьте Ваш комментарий
Поля, отмеченные * - обязательные для заполнения.
Осталось 500 символов
Введите число, изображенное
на картинке: *
 
Алексей 03.05.17 | 09:56
Удоброно.
Что дает регистрация в Национальном юридическом каталоге?

Что дает регистрация в Национальном юридическом каталоге Украины?

  1. Возможность максимально ярко представить уникальность своей компании или себя;
  2. Собственную веб-страницу без дополнительных затрат на хостинг;
  3. Шанс заявить о себе или расширить свое присутствие в Интернет-пространстве;
  4. Возможность лаконично, четко и без лишних слов спозиционировать свои услуги;
  5. Инновационный инструмент коммуникации с Вашими потенциальными клиентами.
КАЛЕНДАРЬ ЮРИСТА
Опрос